Guide

Comment ça marche

Tout est simple et rapide. Voici l'essentiel pour piloter Le Maasaï Lounge sans jargon, même à distance.

Le cockpit, votre tableau de bord

En un coup d'oeil : les commandes du jour (votre priorité), ce qu'il y a à verser en jours en plus, les interventions en retard, et les points à vérifier. Tout est en euros et se met à jour dès que vous agissez. Chaque chiffre est cliquable et vous emmène au bon endroit.

Le bloc "À valider sur votre téléphone" rassemble tout ce qui attend votre feu vert : un jour en plus demandé, une commande prête (si l'envoi des commandes est en mode validation), une relance, un devis. Vous appuyez sur Accepter ou Refuser, et c'est exécuté dans l'outil sous vos yeux.

Votre assistant IA sur Telegram

Écrivez à votre bot Telegram comme à un collaborateur, en langage normal : il lit les vraies données du restaurant et vous répond en quelques secondes. Quelques exemples :

La règle d'or : il ne fait JAMAIS rien tout seul. Chaque action que vous lui demandez vous est proposée avec deux boutons "Oui, j'applique / Non, annuler" : rien n'est appliqué sans votre Oui, et le message vous confirme ensuite le résultat réel. Si une demande de confirmation ne vous arrive pas (réseau capricieux), écrivez-lui n'importe quoi : il vous la renvoie aussitôt.

Ses limites, en toute transparence : il ne lit pas encore les vocaux (écrivez-lui). Tant qu'aucun inventaire n'est terminé et qu'aucune commande n'est partie de l'outil, il n'a pas encore d'historique de coûts ni de consommation, et il vous le dira. Les coûts restent partiels tant que des produits n'ont pas de prix renseigné (demandez-lui "liste les produits sans prix" pour compléter au fil de l'eau).

L'assistant consomme des crédits IA (la clé Anthropic du restaurant). La réserve exacte se consulte directement sur console.anthropic.com, avec le compte du restaurant. Deux plafonds bornent la dépense chaque jour (montant et nombre de messages) : pas de mauvaise surprise. Si la réserve est épuisée, l'assistant vous le dit simplement et reprend tout seul en moins d'une heure après la recharge.

Tous vos liens (à partager à l'équipe)

Vos liens à envoyer, centralisés ici. Ils sont stables : vous les distribuez une seule fois (par message ou SMS), et c'est bon. Chacun n'ouvre que sa petite page, sans accès au reste de l'outil.

Chargement de vos liens...

Planning et Paie

Une carte par collaborateur. Ceux qui ont des écarts ce mois (jours en plus, absences, congés) remontent en haut ; les autres restent en une ligne discrète.

Deux façons de remplir, vous gardez toujours la main :

1. Vous ajoutez directement un jour en plus (en précisant le jour concerné, ou sans date pour une régularisation globale du mois), des heures en plus, une absence ou un congé sur la carte du collaborateur (motif en un clic : remplacement, service en plus...).

2. Chaque salarié déclare lui-même via son lien perso (section "Tous vos liens" ci-dessus) : il indique son service en plus (midi, soir, ou les deux), son absence ou son congé, et ça n'est compté que lorsque VOUS validez (sur le cockpit, par Telegram ou par mail). Rien ne passe sans votre accord : c'est l'anti-triche.

Nouveau depuis le 27 août : le salarié ne saisit plus aucun chiffre.

Avant, il pouvait déclarer lui-même des heures en plus (30 min ou 1 h) et un nombre de jours. Ces deux champs ont été retirés de son lien. Il coche maintenant seulement le service travaillé : Midi, Soir, ou Midi et soir.

C'est vous qui décidez combien ça vaut. Quand vous validez sa déclaration, la ligne apparaît sur sa carte dans le bloc "Services en plus déclarés", en ambre, marquée à chiffrer. Vous cliquez sur "Chiffrer" et vous posez la valeur : une demi-journée, une journée, ou un nombre d'heures précis.

Garde-fou : tant qu'une ligne n'est pas chiffrée, elle compte zéro, et l'outil refuse d'envoyer le récap au comptable (sur le cockpit comme sur Telegram) en vous disant exactement qui et quel jour. Sans ce blocage, un service travaillé partirait à zéro sans que rien ne se voie. Si vous ne voulez rien compter du tout, supprimez la ligne avec la croix plutôt que de la laisser à zéro : ça garde une trace de votre décision.

Le salarié n'écrit plus rien en texte libre (1er septembre 2026). Les deux champs où il pouvait taper ce qu'il voulait ont été retirés. À la place, il coche une raison dans une liste courte, et il coche le collègue qui le remplace parmi l'équipe. Vous continuez de lire "Motif : ..." au même endroit, sur votre Telegram et dans le panneau Déclarations, mais en une ligne nette : plus de récits de trois lignes, plus de "Autre" tapé pour passer le champ obligatoire, et un nom de remplaçant qui existe vraiment et qui est bien orthographié.

Les délais de déclaration (côté salarié) : l'outil bloque tout seul ce qui est hors délai, avec un message clair.

Service en plus de 3 jours avant à 2 jours après le jour concerné (midi, soir, ou les deux : aucun chiffre de sa part)
Absence de 3 jours avant à 2 jours après le jour concerné
Arrêt maladie au plus tard 2 jours après le premier jour de l'arrêt
Congé payé au moins 1 semaine à l'avance, jusqu'à 10 mois

Vous, depuis le cockpit, n'avez aucune limite de date (régularisations). Sur son lien, chaque salarié suit ses demandes des 3 derniers mois (les congés posés à l'avance restent visibles jusqu'à leur date) ; une demande refusée disparaît de l'affichage un mois après.

Décider et changer d'avis : les demandes arrivent sur votre Telegram ET dans le panneau "Déclarations" de la page Paie (Valider, Refuser, "Je vérifie" pour mettre en attente). Tant que le récap du mois n'est pas parti au comptable, vous pouvez repasser une décision de validé à refusé, et inversement, depuis ce panneau. Une fois le récap de fin de mois envoyé, le mois est figé.

Arrêt maladie : quand vous validez un arrêt, l'outil prépare le mail pour le comptable et vous l'envoie sur Telegram : vous le relisez et confirmez d'un tap. Rien ne part sans votre accord.

La base de paie : par défaut tout le monde est au SMIC horaire (la journée type est de 7h30). Si quelqu'un est payé différemment, son taux est ajustable. La ligne en haut affiche le calcul.

Envoyer au comptable : bouton "Envoyer au comptable". Un écran de confirmation vous montre d'abord le récap du mois (jours et heures, aucun montant) ; il vous prévient si le mois n'est pas terminé, il liste les services en plus qui ne sont pas encore chiffrés et bloque l'envoi tant qu'ils ne le sont pas (vous pouvez passer outre en connaissance de cause depuis cet écran), et permet de renvoyer une version corrigée si besoin. En fin de mois, l'outil vous propose de toute façon le récap sur Telegram. Le bouton "Mails comptable" liste ce qui est parti (3 derniers mois) et ce qui attend votre feu vert.

Deux téléchargements : "Excel" est votre vue à vous, avec les montants. "Aperçu PDF" est le document exact du comptable (jours et heures, aucun montant) : le consulter ne déclenche rien. Une fois le mois transmis en version finale, il est figé : plus rien ne s'y ajoute ni ne s'y supprime.

Ce que le comptable reçoit exactement (revu le 1er septembre 2026)

Le document porte tout votre effectif, pas seulement ceux qui ont eu un écart dans le mois. Quelqu'un qui a fait son planning normal apparaît avec toutes ses lignes à zéro et la mention "planning de base respecté". C'est volontaire : pour le comptable, un nom absent veut dire "je n'ai rien reçu pour cette personne", et il bloque. Avant, le document ne montrait que les collaborateurs concernés, et le comptable a réclamé les autres.

Le document commence par un tableau de synthèse, une ligne par personne, au format d'une liste de paie : NOM en majuscules puis prénom, classé par ordre alphabétique. Le détail de chacun vient ensuite.

Vos notes libres partent aussi. Ce que vous écrivez dans "Divers" sur la fiche d'un salarié apparaît désormais sur son bloc, sous "Note de la direction". Attention : une note reste du texte, elle ne compte aucun jour. Si votre note contient un congé payé, utilisez plutôt "Service fermé, plusieurs dates" ci-dessous : c'est fait pour ça.

Envoi avant la fin du mois : le document porte alors en tête "version provisoire, arrêtée au ..." et le mail le dit aussi. Le comptable sait qu'une version définitive suivra, au lieu de croire que le mois est complet.

Les heures en plus et leur majoration (nouveau, 4 septembre 2026)

Le comptable a demandé que le document sépare les heures en plus selon leur taux de majoration. Une heure faite entre la 36e et la 39e heure de la semaine est majorée de 10 %, entre la 40e et la 43e de 20 %, à partir de la 44e de 50 %. Pour un collaborateur à temps partiel, ce sont d'autres taux : 10 % jusqu'au dixième de son contrat, puis 25 % jusqu'au tiers.

Ces tranches se comptent sur le total d'une semaine, du lundi au dimanche, pas sur les heures en plus prises toutes seules. Pour les calculer, l'outil a besoin de savoir combien d'heures chacun fait déjà dans sa semaine : c'est la case "Heures par semaine au contrat" sur la page Équipe. Tant qu'elle est vide pour quelqu'un, ses heures partent quand même au comptable, mais sans leur taux, et le document lui dit pourquoi. La page Équipe affiche en tête la liste de ceux qu'il reste à compléter. Depuis le 12 septembre 2026, les 23 contrats sont renseignés à partir du tableau que vous avez rempli : plus personne n'est dans cette liste.

Le libellé a changé sur le document : ce qui s'appelait "heures supplémentaires" s'appelle maintenant "heures en plus". Ce n'est pas un détail : une heure faite en plus n'est une heure supplémentaire que si la semaine dépasse le seuil. Quelqu'un qui rattrape 2 h dans une semaine écourtée par un congé n'a fait aucune heure supplémentaire. La qualification se fait maintenant dans la section des tranches, semaine par semaine, où le calcul est visible.

Une semaine à cheval sur deux mois (par exemple du 31 août au 6 septembre) se lit en deux temps depuis le 12 septembre 2026. Pour savoir à partir de quand une heure est majorée, l'outil regarde la semaine entière : la couper ferait disparaître la majoration de 6 h posées au-dessus de la 39e heure, qui prises seules ne dépassent rien. Pour savoir sur quel bulletin elles se paient, chaque heure part sur le mois où elle a été faite, avec le taux de la place qu'elle occupe dans la semaine. Le document d'août ne reprend donc que les heures d'août, et le détail de la semaine le dit noir sur blanc.

Une ligne d'heures sans date ne peut appartenir à aucune semaine, donc à aucune tranche. C'est le cas d'une régularisation du mois, comme les 30 h rattrapées pour Samba en août : elle est légitime, le document le dit au comptable au lieu de réclamer une date, et c'est au cabinet de décider du taux. Si vous connaissez les jours, renseignez-les sur la page Paie et la majoration redevient calculable.

D'où viennent ces taux, c'est écrit sur le document (9 septembre 2026). Au-dessus des tableaux, le récapitulatif et le classeur affichent les taux appliqués et rappellent qui les a donnés : ce sont ceux du cabinet comptable. Le document répartit des heures, il ne fait pas la paie, et c'est au cabinet de vérifier. Si le cabinet corrige un taux, changez-le dans Réglages : le document suit tout seul et indique depuis quelle date.

Les heures en plus se placent au-dessus de la semaine déjà prévue (12 septembre 2026). C'est la règle que le cabinet a donnée dans son exemple : 10 h en plus au-dessus de 35 h se paient 4 h à 10 %, 4 h à 20 % et 2 h à 50 % ; les mêmes 10 h au-dessus de 39 h se paient 4 h à 20 % et 6 h à 50 %. Autrement dit, pour quelqu'un à 39 h au contrat, l'outil ne renvoie pas au comptable les 4 h à 10 % comprises dans son contrat : elles sont déjà sur son bulletin, les répéter les ferait payer deux fois. Le détail de la semaine montre quand même le total complet, pour que le cabinet voie d'où sortent les tranches.

Des heures en plus qui ne sont pas majorées, c'est normal. Quelqu'un qui rattrape 2 h dans une semaine écourtée par un congé reste sous la durée légale : ces heures existent, elles sont payées, mais aucune majoration ne s'y applique. Le document les compte à part, sous le détail de la semaine et dans une colonne "non majorées", pour que le total des heures en plus et le total des heures majorées se rejoignent sans calcul à la main.

Le planning de la semaine, sur la fiche de chacun (12 septembre 2026)

Sous les heures au contrat, la page Équipe affiche maintenant sept petites cases, une par jour : la durée de chaque journée travaillée. Laissez vide un jour non travaillé. Le total des sept doit retomber sur les heures par semaine, sinon l'outil refuse d'enregistrer et vous dit l'écart.

À quoi ça sert : à retirer les bonnes heures quand quelqu'un est absent. Lamine fait 4 h le mercredi et 12,75 h le vendredi. Sans le planning, un vendredi de congé lui enlevait la moyenne, 7,25 h, et l'outil croyait qu'il avait fait 5,5 h de plus qu'en vrai. Avec le planning, un vendredi de congé retire 12,75 h et un mercredi 4 h.

Le planning propose, vous décidez (12 septembre 2026). Vous avez confirmé que le planning réel change d'une journée à l'autre : les sept cases de la fiche restent donc la meilleure base connue, mais elles ne sont plus le dernier mot. Sur la page Paie, chaque absence et chaque congé porte maintenant un lien Heures : il ouvre une case où vous indiquez ce que la journée valait vraiment. Laissez-la vide pour revenir au planning. Zéro est une réponse à part entière, il veut dire "rien n'était prévu ce jour-là". La puce affiche toujours laquelle des deux valeurs est retenue, et le document du comptable précise si le chiffre vient de vous ou du planning.

Quand un contrat change (passage à temps plein, jour ajouté, avenant), corrigez la fiche sur la page Équipe : les heures par semaine, le type, et les cases des jours. Les documents suivants en tiennent compte immédiatement.

Une arrivée ou un départ : le comptable est prévenu tout de suite

Il l'a demandé : ne pas attendre la fin du mois. Quand vous ajoutez un collaborateur sur la page Équipe, ou quand vous enregistrez un départ, l'outil prépare le message et vous demande votre confirmation avant de l'envoyer, exactement comme pour un arrêt maladie. Rien ne part tout seul.

Au moment du départ, l'outil vous demande la date de sortie (pré-remplie au jour même, corrigez-la si le départ est plus ancien) et le motif si vous voulez l'indiquer. Le mouvement est aussi repris dans le récapitulatif de fin de mois : le comptable ne peut pas le rater.

Le midi (ou le soir) est fermé : posez les congés en une fois

Sur la fiche d'un collaborateur, bouton "Ajouter", puis "Service fermé, plusieurs dates". Vous choisissez le service (midi ou soir), ce que ça vaut par date (une demi-journée ou une journée complète), puis vous cochez les jours dans le calendrier du mois. Un raccourci coche d'un coup tous les jours de semaine. Le total en jours de congé s'affiche en direct, avant de valider.

L'outil crée un congé payé par date, avec la durée réelle du service inscrite dessus : 6 h en cuisine, 4 h en salle (modifiable dans les Réglages). Ces congés partent au comptable, comptés en jours.

Recocher une date déjà posée ne la compte pas deux fois : vous pouvez revenir sans crainte de doubler quoi que ce soit.

Double saisie détectée : si un congé (ou une absence) se retrouve enregistré deux fois sur les mêmes dates pour la même personne, par exemple parce que le salarié l'a déclaré et que l'assistant l'a ressaisi ensuite, l'outil refuse l'envoi et vous dit laquelle garder. La règle est simple : c'est la déclaration du salarié qui fait foi, sauf si vous avez saisi la ligne vous-même. Supprimez celle en trop avec la croix, puis renvoyez.

Équipe : sur la page Équipe, un salarié se désactive (lien coupé, réactivable), puis peut être supprimé définitivement : il disparaît de l'outil, son historique de paie reste conservé pour les récaps passés.

Approvisionnement (par fournisseur)

L'équipe fait l'inventaire fournisseur par fournisseur via le lien de saisie (section "Tous vos liens", à imprimer en QR code). Elle choisit un fournisseur, indique ce qu'il reste de chaque produit sur son téléphone (sans voir ni prix ni commande), puis "J'ai terminé". Une fenêtre lui demande de confirmer, car la commande part tout de suite après. Métro a deux parties séparées, Salle et Cuisine : chacune part dès qu'elle est comptée.

La saisie s'enregistre toute seule au fil du comptage, et dès que le téléphone se verrouille ou que l'équipe change d'application. Si elle quitte la page, elle retrouve son comptage exactement où elle l'avait laissé : la carte du fournisseur affiche "Comptage en cours" et le bouton devient "Reprendre le comptage". Même sans réseau, la saisie reste sur le téléphone et repart dès que la connexion revient. Pour repartir vraiment de zéro, il y a un bouton "Recommencer à zéro", qui demande confirmation.

L'outil calcule le besoin de chaque fournisseur : la cible que vous avez fixée, moins ce qu'il reste. Vous dépliez un fournisseur pour voir le détail, ajuster une quantité à la main, ou "Recalculer" pour repartir du dernier inventaire (cela efface vos retouches, l'outil vous prévient). "Voir le mail" ouvre la commande, modifiable, avec un bouton pour la copier.

La commande part dès que l'inventaire est validé. Il n'y a plus de jour ni d'heure d'envoi : un inventaire validé à 9h part à 9h, un inventaire validé à 23h part à 23h, en général en moins d'une minute. Deux modes au choix (Réglages, section "Envoi des commandes", un bandeau en haut de la page Appro vous dit lequel est actif) :

Dans les deux modes : tant que l'inventaire n'est pas validé, rien ne part (pas de commande sur une base périmée). Si l'équipe oublie un fournisseur, vous recevez chaque matin à 10h un rappel sur Telegram, selon la fréquence réglée pour lui : au-delà de 4 jours sans inventaire pour un fournisseur à 2 fois par semaine, 8 jours à 1 fois par semaine, 15 jours toutes les 2 semaines, 29 jours toutes les 4 semaines. Une commande sous le minimum du fournisseur ne part pas et vous êtes prévenu : elle partira avec un prochain inventaire, si le total atteint le minimum. Quand le stock couvre toutes les cibles, rien ne part et vous le savez aussi. En bas de page, le "coût matière du mois" suit vos dépenses.

Le garde-fou des commandes : un contrôle automatique vérifie en permanence que les commandes partent vraiment, et vous écrit sur Telegram au moindre accroc :

Ces contrôles ne bloquent jamais une commande : une commande qui ne part pas est le pire cas. Ils vous préviennent, vous appelez le fournisseur si besoin.

Pas de double commande : un inventaire qui a déjà servi à une commande envoyée ne peut plus en déclencher une deuxième. Pour recommander chez un fournisseur, l'équipe refait d'abord son inventaire. Si elle le refait moins de 24 heures après une commande déjà partie chez ce fournisseur (pour la même partie, chez Métro), la nouvelle commande ne part pas seule, même en automatique : elle vous est proposée sur Telegram avec Oui / Non, car la livraison n'est sans doute pas encore arrivée et le stock paraît encore bas. Et si une commande attend votre réponse plus d'une journée, l'outil vous la rappelle chaque matin.

Catalogue et stocks cibles : en haut de la page Appro, le bouton "Catalogue et cibles" ouvre la liste de tous vos produits. Vous y changez vous-même un stock cible (la quantité que vous voulez avoir après chaque livraison), un prix, un lot d'achat, vous ajoutez un produit ou vous en retirez un. Un produit retiré n'est plus compté ni commandé, et rien n'est supprimé : vous pouvez le remettre quand vous voulez. Le champ de recherche trouve un produit en deux lettres, et le filtre "À compléter" liste ce qui n'a pas encore de prix ou de cible. Quand vous changez une cible, l'outil vous dit ce que la commande porterait sur le dernier comptage. Si une commande était déjà préparée pour ce fournisseur, elle a été calculée avant votre changement : un bouton vous propose de la recalculer. Le même écran est accessible depuis les Réglages, et l'assistant Telegram sait faire exactement les mêmes modifications si vous préférez lui dicter ("mets le sucre à cible 8").

Cas particulier METRO : en attendant leur vraie adresse, la commande part sur votre propre Gmail : c'est à vous de la transmettre à METRO. Dès que vous avez leur adresse, changez-la dans Réglages et ça part directement chez eux.

Vous pouvez aussi écrire au bot Telegram en langage normal (par exemple "combien d'oignons sur 3 mois ?") : l'assistant lit l'historique et peut même préparer ou envoyer une commande, toujours après votre Oui (voir la carte "Votre assistant IA" en haut de ce guide).

Trésorerie (la fiche de la semaine)

L'équipe transfère les factures dans la boîte mail dédiée. Chaque mercredi matin, l'outil la relève tout seul, lit chaque facture et prépare la fiche. Vous recevez un message Telegram qui dit combien de lignes elle porte et combien il y a à décaisser. Votre part prend trois minutes, dans l'onglet Trésorerie.

Si la boîte ne répond pas. Tant qu'elle n'est pas branchée, ou si elle refuse son mot de passe, l'outil vous le dit sur Telegram une seule fois par semaine, le mercredi matin, et ne vous le répète pas les jours suivants. Dès que la boîte répond, la fiche de la semaine se prépare, même si ce n'est plus mercredi.

Premier écran, ce qui a été payé. Les lignes de la fiche précédente reviennent, toutes cochées. Vous décochez ce qui n'est pas parti : ces lignes repassent automatiquement sur la fiche de cette semaine, avec une étiquette qui dit depuis combien de fiches elles traînent. Plus rien ne se perd en route.

Deuxième écran, à vérifier. L'outil n'y met que ce dont il n'est pas sûr : une facture scannée, un montant introuvable, un fournisseur inconnu. Le document s'ouvre d'un clic à côté du formulaire. Vous corrigez, vous validez, la ligne rejoint la fiche. Si le document n'est pas une facture (un relevé d'identité bancaire, par exemple), vous l'écartez et il ne revient plus.

Troisième écran, la fiche. Vous tapez le solde du compte et la dernière opération visible, vous déposez vos deux captures si vous le souhaitez, et vous envoyez. L'onglet de la semaine est ajouté à votre classeur, au format exact de vos fiches, et le classeur complet vous arrive par mail. Vos anciens onglets ne sont jamais modifiés, et une copie de sauvegarde est faite avant chaque écriture.

Les relances. Une fois par mois, cinq jours ouvrés avant la fin (jours fériés exclus), l'outil repère les fournisseurs qui facturent d'habitude et n'ont rien envoyé. Il vous propose la liste : vous cochez, le mail part depuis votre adresse et leur rappelle ce que vous avez déjà reçu. Les fournisseurs dont l'adresse n'est pas encore connue sont listés à part, à relancer vous-même : leur adresse s'apprend toute seule à la première facture qu'ils envoient. Le premier mois, cette liste est normalement vide : l'outil ne dit qu'une facture manque qu'après avoir eu le temps de voir passer celles qui arrivent, donc après un cycle complet de la cadence du fournisseur.

Deux points d'attention. Une facture qui mentionne un impayé plus ancien (EDF le fait souvent) entre dans la fiche pour le montant de la période seulement, jamais pour le total : la dette ancienne vous est signalée, et c'est vous qui décidez quand la solder. Et les factures qui n'arrivent pas par mail (le loyer par courrier, les sites d'EDF, d'Orange, de Verisure et de Lixxbail, les avis de l'URSSAF) doivent être déposées dans la boîte comme les autres, sinon la fiche sera incomplète.

Ce que l'outil ne fera jamais. Il n'envoie pas deux fois la même fiche au comptable, même si vous cliquez deux fois : le bouton se bloque pendant l'envoi et la fiche est verrouillée le temps qu'il dure. Il ne relance pas deux fois le même fournisseur dans le mois. Et quand il repère deux factures du même fournisseur, au même montant, à quelques jours d'écart, il ne les met pas dans la fiche : il vous les montre dans « à vérifier » avec la mention « doublon possible », parce qu'une facture payée deux fois ne se rattrape pas facilement.

Privatisation (demandes d'entreprises)

Une entreprise veut privatiser le restaurant ? Vous saisissez sa demande ("+ Nouvelle demande"), l'outil chiffre le devis tout seul à partir de votre grille (forfait, prix par personne, boissons, acompte) et rédige la réponse. Vous ajustez si besoin, puis vous copiez la réponse sur votre plateforme (Privatizer). La réponse reste prudente ("sous réserve de disponibilité") : vous confirmez vos dispos de votre côté.

Votre grille tarifaire : bouton "Grille tarifaire" pour fixer vos tarifs une fois pour toutes. Tous les devis se calculent à partir de là.

Suivi technique (le cahier des travaux)

Le cahier des travaux du restaurant, en version digitale. Chaque souci est noté, daté, et suivi jusqu'à sa résolution.

Toute l'équipe peut signaler : via le lien de signalement (ou le QR affiché dans le restaurant), n'importe qui note un souci en 10 secondes depuis son téléphone : ce qui se passe, son nom et prénom, et si c'est urgent ou pas (obligatoire). Il peut joindre une photo du problème : facultatif, mais ça aide à comprendre tout de suite.

Samba (le technicien) est prévenu sur son propre bot Telegram dédié : à chaque nouveau souci, il reçoit l'alerte en texte (niveau d'urgence, catégorie, description, qui a signalé) : la photo, il la retrouve dans son outil isolé. Sur son lien, il voit ses travaux (les urgents d'abord), confirme d'un tap "J'ai vu" (le souci passe alors "en cours" chez vous), puis clôture en joignant une photo de preuve (obligatoire : pas de clôture sans photo). Il n'a accès à rien d'autre.

Vous gardez l'œil sans courir après personne. Deux niveaux (urgent / pas urgent, modifiables d'un clic dans votre cockpit), trois statuts (à faire, en cours, fait), tout est daté, avec la photo du souci ET celle de la réparation. Les relances tombent automatiquement le mardi à 9h : Samba reçoit les urgents encore ouverts chaque mardi, les non urgents un mardi sur deux ; s'il n'y a rien, il n'est pas dérangé. Vous recevez, un mardi sur deux, le bilan des soucis en cours (date, ancienneté et urgence de chacun) ; s'il n'y a plus rien, un message vous le confirme. Le bouton "Relancer Samba" vous permet aussi de le relancer immédiatement sur un souci précis. Les soucis réglés s'effacent du cockpit après 30 jours, mais restent dans le rapport PDF téléchargeable (historique glissant des 6 derniers mois) ; un souci pas encore réglé, lui, ne disparaît jamais du rapport, même signalé il y a longtemps. Rien ne se perd, personne n'a d'excuse.

Un doublon ou un essai ? Le bouton "Supprimer" (rouge, avec confirmation) efface définitivement un souci, photos comprises. Ce bouton n'existe que chez vous, jamais chez Samba.

Valider depuis votre téléphone

Les demandes qui attendent votre accord (jours en plus, mails au comptable, commandes si l'envoi est en mode validation) arrivent sur votre Telegram (boutons Accepter / Refuser en un tap) et dans le bloc "À valider" du cockpit. Vous validez où que vous soyez, sans même ouvrir l'outil.

Le filet de sécurité : si Telegram tombe en panne, les demandes et alertes vous arrivent automatiquement par mail (avec un lien de confirmation). Vous n'êtes jamais aveugle.

Réglages

La page Réglages vous rend autonome sur : les taux de majoration des heures (ceux que le comptable nous a écrits, modifiables s'il change d'avis) ; les coordonnées du comptable et votre email ; le mot de passe de la boîte qui envoie les mails ; l'envoi des commandes (automatique ou avec votre validation) ; chaque fournisseur (adresse de commande, minimum, fréquence d'inventaire attendue, qui règle le rappel du matin) ; la liaison du bot de Samba (bouton "Lier le technicien" : il fait /start dans les 10 minutes, c'est relié).

Messagerie du restaurant : c'est la boîte restaurant@lemaasai.com qui envoie les commandes aux fournisseurs et le récapitulatif au comptable. Si son mot de passe change (chez l'hébergeur, ou parce que quelqu'un l'a modifié sur un téléphone), plus rien ne part : l'outil vérifie la boîte toutes les 30 minutes et vous prévient sur Telegram (jamais la nuit), puis vous le rappelle toutes les 12 heures tant que ce n'est pas réglé. Tapez le mot de passe actuel dans la section "Messagerie du restaurant" : le cockpit le teste auprès de la messagerie avant de l'enregistrer et vous dit tout de suite s'il est accepté. S'il est refusé, rien ne change. Les commandes bloquées partent ensuite d'elles-mêmes. Ne tapez jamais le mot de passe dans Telegram : il se saisit uniquement ici. Si l'assistant reconnaît un mot de passe dans un message, il ne le garde pas, ne le lit pas, et vous renvoie vers Réglages.

Ajouter un fournisseur : bouton "Ajouter un fournisseur" en haut de la section. Le nom suffit pour créer la fiche. Sans adresse email, le fournisseur existe et l'équipe peut l'inventorier, mais sa commande ne partira pas toute seule : l'outil vous le dit au moment de la création. Ses produits s'ajoutent ensuite dans Appro, vue Catalogue et cibles, ou en dictant à l'assistant Telegram.

Retirer un fournisseur : bouton "Archiver". Il sort du catalogue et de l'inventaire de l'équipe, et plus aucune commande ne vous sera proposée pour lui. Rien n'est effacé : ses produits et ses commandes passées restent en base, vos coûts des mois précédents ne bougent pas, et un bouton "Remettre au catalogue" le fait revenir avec tous ses produits. Il n'existe pas de suppression définitive, c'est voulu.

Les accès

Vous entrez avec LE code du cockpit. Toute personne qui l'a peut tout faire, Réglages compris : ne le donnez qu'à quelqu'un de totale confiance. Une fois connecté, l'appareil reste connecté. Les liens d'équipe (signalement, inventaire, déclaration, technicien) ne donnent jamais accès au reste de l'outil.

Et si vous partez deux semaines

C'est l'idée de fond. L'appro : l'équipe fait l'inventaire, les commandes partent toutes seules et vous en êtes informé sur votre téléphone (ou vous les validez, selon le mode choisi). La paie : chacun déclare, vous validez, le récap part au comptable. Le technique : l'équipe signale, le technicien est relancé tout seul. Vous gardez le contrôle, sans être sur place.